Сопоставить место с незабываемым событием, которое вы хотите организовать, — задача номер один. Проведение вашего профессионального мероприятия в нетипичном месте требует минимума размышлений о содержании и цели мероприятия, а также тщательности, чтобы предусмотреть все детали, которые приведут к идеальному мероприятию. Про ведущего мероприятий читать здесь.
#1 Основные критерии: вместимость, бюджет и продолжительность
Это почти очевидно, но ваш бюджет определяет диапазон возможностей с точки зрения оригинальности и необычности места, которое вы собираетесь арендовать. Чем больше ваш бюджет, посвященный мероприятию, тем больше будет предложение арендной площади. Приемная способность также должна быть принята во внимание с самого начала. Планируйте свои поиски за несколько месяцев, если вы ищете место с высокой вместимостью при ограниченном бюджете или хотите забронировать место на несколько дней. Тогда возможности часто будут более ограниченными. Внимательно следите также за тем, чтобы количество гостей и площадь поверхности совпадали: очень большое, но пустое место в день «Д» может быть негативным с точки зрения имиджа.
#2 Ценности и контекст вашей компании
Какие ценности движут моей компанией и какие я хочу подчеркнуть с помощью этого мероприятия? Каков контекст моего бизнеса (полный рост, стабильность, запуск нового предложения, сбор средств и т. д.)? Так много вопросов, которые нужно задать себе заранее, чтобы убедиться, что имидж, который вы хотите придать своему мероприятию, и вашей компании в целом. Забронируйте место, которое в основном не используется для проведения мероприятий, оригинальное, отличное место является отличительным элементом, отражающим определенную смелость, открытость и смысл, путем оптимизации мест, не предназначенных для мероприятий. Будь то внутреннее или внешнее профессиональное мероприятие, цель часто состоит в том, чтобы произвести впечатление, предоставить уникальный опыт, выйти за привычные и формальные рамки. В этой логике место остается решающим для создания неожиданности. Способ передачи сообщений.
#3 Тип мероприятия и гости
Ваше мероприятие внутреннее или внешнее? Вечер для клиентов, запуск продукта, внутренний вечер, семинар, рождественский вечер? Каждый вид приема имеет свои коды и требования. Некоторые запланированные мероприятия могут потребовать более серьезной логистики.
Поэтому важно выбрать место в соответствии с типом вашего мероприятия, кейтеринговой частью или оформлением и атмосферой, которые вы планируете на месте. Например, для коктейльной вечеринки требуется несколько стульев. Конференция и обед с сидячими местами, да. В некоторых местах невозможно разместить техническую диспетчерскую или большое осветительное оборудование…
№ 4 Второстепенные критерии: доступ, размещение, оборудование и логистика на месте
Не следует забывать о возможностях доступа к месту, парковке и размещению. Если ваши гости приезжают издалека и им нужен прямой доступ к вокзалу или гостинице, необходимо убедиться, что выбранное место соответствует этим критериям. Поэтому будьте осторожны с парковкой поблизости или обязательно предлагайте альтернативные решения, гостиницы и лоджи для бронирования, если мероприятие проводится в течение нескольких дней.
Кроме того, обратите внимание на все оборудование, которое предоставляется в арендованном помещении, и проверьте время сборки и демонтажа. Получите консультацию по необходимой логистике на месте в зависимости от вашего мероприятия.